Tempi, obiettivi e costi: i tre vertici di un progetto di comunicazione

Ogni progetto è un’avventura a sé, questo è vero, ma ci sono delle costanti universali che noi abbiamo imparato a riconoscere con il passare degli anni. Una di queste è l’assoluta necessità di definire i tre punti cardinali di un progetto: tempi – obiettivi – costi, che ci immaginiamo come i vertici di un triangolo.

Ogni progetto di comunicazione, per partire con il piede giusto, deve avere delle scadenze temporali, degli obiettivi precisi e quantificabili, dei range di costo entro cui stare.
Questi tre punti cardinali si muovono insieme: se ne cambi uno, cambiano per forza anche gli altri.

A carte scoperte è più facile lavorare bene

Una volta definiti i tre vertici progettuali sia da parte dell’azienda che dell’agenzia di comunicazione, tutti sanno cosa possono e devono aspettarsi. L’azienda sa quali tempi devono essere rispettati, ha stabilito degli obiettivi di marketing a cui il progetto deve tendere, ha il controllo sul budget da investire.
Dall’altra parte l’agenzia sa quali tempi deve rispettare, che obiettivi deve raggiungere e in quali budget può muoversi.

Se manca anche solo uno dei tre punti cardinali, un progetto parte zoppo e finisce zoppo (se mai riesce a vedere la fine!). Questo significa aspettative disattese, delusioni, stress, spese non preventivate, ritardi, lavori fatti male pur di finire. Oltre al fatto che mancheranno sempre delle basi oggettive per valutare l’andamento delle attività, e in caso di discussione si cadrà nel pericolosissima dinamica del “ma tu avevi detto che”, “ma io mi aspettavo”, “ma io pensavo che”, “ma io credevo che”. La mia parola contro la tua.

L’esperienza ci insegna che giocare a carte scoperte, con tempi-obiettivi-costi ben chiari per tutti, giova al progetto e alla salute di chi ne è coinvolto, su tutti i fronti.

Cosa fare se non avete ben chiari gli obiettivi da raggiungere

L’aumento del fatturato e delle vendite è un obiettivo che ha due problemi molto grossi:

1. è la conseguenza felice di una serie di obiettivi raggiunti prima, più che un obiettivo a sé stante
2. è troppo vago e superficiale; senza dei numeri, anche spannometrici, a cui far riferimento, rimaniamo sempre sul piano delle opinioni personali

Quindi lasciamo da parte il fatturato, sappiamo già che volete farlo crescere.
Concentriamoci piuttosto su queste tre aree coinvolte dalle attività di comunicazione online:

Scegliete una di queste tre aree, e cercate di esplicitare l’obiettivo attribuendo un valore numerico. Dopo aver fatto questa operazione, procedete con gli altri vertici del triangolo!

Cosa fare se non avete un’idea precisa del budget che potete investire

Qui l’argomento è delicato, e non spetta certo a noi dirvi quanto è giusto investire nei progetti di marketing e comunicazione. Però possiamo guidarvi nella stesura di un piano marketing sensato, concreto e azionabile! Qui potete leggere la nostra guida per fare un piano marketing per la prima volta.

Spoiler: sembra difficile, ma in realtà non ci vuole una laurea in ingegneria per farne uno. Basta un po’ di buon senso e pragmatismo!

Cosa fare se non avete idea dei tempi che volete rispettare

In alcuni casi le tempistiche di un progetto sono dettate da una scadenza interna all’azienda, come ad esempio il cambio di un gestionale, la partecipazione ad una fiera, l’avvio dei saldi stagionali, l’uscita di un nuovo prodotto.
In altri casi, invece, non ci sono scadenze all’orizzonte, e quindi per determinare le tempistiche da far rispettare all’agenzia, potreste valutare cosa vi conviene dal punto di vista amministrativo. Il calendario dei pagamenti può essere un buon indice di partenza per stilare il calendario del progetto.

Poi potreste provare a pensare a tutto ciò che può succedere nell’arco di un semestre, un anno, due anni e via dicendo. Sicuri che non c’è nessun evento rilevante da prendere come punto di riferimento?

La connessione dei tre elementi

Poco sopra dicevamo che nella triade tempi-obiettivi-costi non è possibile modificare un elemento senza che non si modifichino di conseguenza anche gli altri.
Ad esempio, se alziamo l’asticella degli obiettivi da raggiungere, si alzerà anche il budget ed il tempo necessario per portare a termine il progetto.
Vogliamo spendere meno e impiegare meno tempo? Allora anche gli obiettivi vanno ridimensionati.

Diffidate da chi vi vende obiettivi ambiziosi, raggiungibili in poco tempo e con poco budget.

Un consiglio spassionato

Prima di chiedere un preventivo per un progetto di comunicazione, vi consigliamo di preparare già il triangolo con i vertici compilati, meglio se nero su bianco.
Tempi, obiettivi, costi. Un quadro che sia il più preciso e verosimile possibile.
In questo modo sarà molto più semplice discutere in modo sano e oggettivo di ciò che volete fare.